Mách bạn cách sử dụng máy hủy tài liệu an toàn hiệu quả

Thực tế thì cách sử dụng máy hủy tài liệu không hề khó khi mà các model đều có tính năng tự hoạt động khi đưa giấy vào và tự tắt khi hủy xong. Tuy nhiên, chỉ một số thao tác vô tình như cho nghiêng giấy, quá nhiều giấy,... dễ khiến máy bị kẹt, tốc độ hủy chậm,... Do đó, hãy cùng chúng tôi tham khảo về cách sử dụng cũng như những lưu ý cần biết khi dùng máy hủy giấy nhé.

Sử dụng máy hủy tài liệu mang lại những lợi ích gì?

Máy hủy tài liệu là thiết bị chuyên dụng trong các văn phòng, cơ quan, công ty,... Nó cho khả năng cắt nhỏ các tài liệu không dùng nữa để bảo mật những thông tin trên đó. Lợi ích cụ thể của dòng sản phẩm này được thể hiện như sau:

Những lợi ích của việc sử dụng máy hủy tài liệu đem lại

• Giúp bảo mật thông tin: các tài liệu chứa những thông tin quan trọng, nhạy cảm của những công ty, văn phòng, cơ quan,.... cần được hủy đúng cách để không bị phát tán ra ngoài. Lúc này, những chiếc máy hủy tài liệu là lựa chọn tối ưu nhất. Hệ thống dao cắt dạng con lăn ăn khớp giúp cắt nhỏ các tài liệu. Những vụn giấy này có kích thước nhỏ, thông tin không thể đọc cũng không ghép lại được. Do đó mà dù có thải bỏ ra ngoài thì cũng không lo bị đánh cắp, lộ thông tin.
• Giúp bảo vệ môi trường: máy hủy giấy còn giúp bảo vệ môi trường hiệu quả. Giấy sau khi được tiêu hủy bằng máy sẽ dễ thu gom và xử lý hơn. Từ đó làm giảm tải lượng giấy rác bị vứt ra môi trường. 
• Giúp tuân thủ pháp luật: Hiện nay luật pháp của nước ta đã có những quy định cụ thể và nghiêm ngặt trong việc bảo vệ thông tin của cá nhân cũng như những thông tin quan trọng khác. Chính vì vậy nên việc đầu tư một chiếc máy hủy tài liệu để có thể tiêu hủy những những giấy tờ hết hạn lưu trữ theo đúng quy định là rất cần thiết.

Giúp cơ sở hủy tài liệu đúng theo quy định về lưu trữ tài liệu của pháp luật

• Giúp văn phòng trở nên gọn gàng: Việc tồn đọng quá nhiều giấy tờ không còn giá trị sử dụng sẽ khiến cho văn phòng của bạn trở nên lộn xộn, bí bách hơn. Các nghiên cứu khoa học đã chỉ ra rằng việc ở trong môi trường quá nhiều đồ và không ngăn nắp sẽ khiến con người khó tập chung. Do đó việc dọn dẹp tiêu hủy giấy tờ không còn giá trị sử dụng bằng máy hủy tài liệu là hết sức cần thiết. 
• Giúp dễ dàng quản lý tài liệu: Việc hủy bỏ tài liệu không cần dùng đến nữa sẽ khiến cho công việc quản lý tài liệu trở nên đơn giản hơn. Mỗi khi tìm kiếm tài liệu sẽ dễ dàng và hiệu quả hơn. 

Hướng dẫn cách sử dụng máy hủy tài liệu

Cách sử dụng máy hủy tài liệu tương đối đơn giản. Tuy nhiên sử dụng làm sao để máy luôn hoạt động trơn tru, đem lại hiệu quả cao, ít khi hỏng hóc thì không phải ai cũng biết. Do đó trong phần này chúng tôi sẽ chia sẻ các bước dùng máy hủy giấy chuẩn nhất để các bạn tham khảo.

Hướng dẫn sử dụng máy hủy tài liệu đúng cách để máy luôn bền

Kiểm tra trước khi sử dụng máy hủy tài liệu

Máy hủy tài liệu là thiết bị điện có những lưỡi dao sắc bén các bạn cần phải kiểm tra kỹ máy trước khi sử dụng để đảm bảo an toàn cho bản thân. Cụ thể như sau: 

• Kiểm tra lưỡi dao của máy xem có vật thể lạ nào trong lưỡi dao của máy không. Nếu như có hãy cần thận lấy chúng ra để khi cắt giấy không bị kẹt và làm hỏng lưỡi dao. 
• Kiểm tra xem máy đã được đặt cân chưa, vị trí đặt máy có bằng hay không? Có cách tường khoảng 15cm không? Nếu chưa hãy chỉnh lại cho cân và cách xa tường tối thiểu 15 cm. 
• Kiêm tra dây điện và phích cắm của máy xem có đảm bảo để hoạt động không. Nếu nhận thấy bị đứt hoặc hở do chuột cắn cần thay thế trước khi sử dụng máy. 

Lưu ý: nếu là lần đầu sử dụng các bạn cần đọc kỹ hướng dẫn sử dụng máy hủy tài liệu được nhà sản xuất viết đi kèm với máy. Bên cạnh đó để chắc chắn hơn các bạn có thể nhờ nhân viên kỹ thuật của đơn vị bán máy hướng dẫn cách sử dụng máy.  

Hướng dẫn dùng máy hủy tài liệu an toàn và hiệu quả

Lưu ý khi sử dụng máy hủy tài liệu

Để quá trình hủy tài liệu được diễn ra thuận lợi, an toàn và hiệu quả các bạn cần đặc biệt phải chú ý những điểm sau: 

• Các bạn nên loại bỏ kẹp ghim ra khỏi tài liệu trước khi đưa vào máy hủy tài liệu. Mặc dù hiện nay đa số các sản hủy tài liệu được thiết kế với tính năng hủy được cả kẹp ghim nhưng để đảm bảo độ bền lâu của dao cắt các bạn vấn nên bớt chút loại bỏ chúng trước khi đưa vào máy. 
• Không để giấy nghiêng khi vào máy. Không cho quá số lượng giấy vào máy trong một lần hủy như đã quy định. 
• Nếu không may bị kẹt giấy các bạn cần ngắt nguồn điện máy và lấy giấy kẹt ra. Hiện nay các dòng máy hủy giấy hiện đại có thêm chức năng trả ngược giấy rất tiện dụng các bạn chỉ cần bấm nút và giấy sẽ tự động được trả ngược lại. 
• Mỗi model máy hủy tài liệu đều được sản xuất với khả năng hủy một lượng giấy nhất định. Do đó các bạn cần đặc biệt chú ý không nên huỷ quá số tờ tối đa máy có thể hủy. Khi hủy quá số lượng giấy so với quy định sẽ khiến lưỡi dao bị hỏng, trong trường hợp lưỡi dao bị hỏng nặng cần phải thay thế sẽ tốn rất nhiều chi phí. 

Những điều cần lưu ý trong quá trình sử dụng máy hủy tài liệu

• Phân loại tài liệu cần hủy là điều cần thiết bởi khe hủy giấy và hủy đĩa CD của máy tách biệt nhau. Khi các bạn cho đĩa CD/DVD, thẻ tín dụng cho vào khe hủy giấy sẽ gây hỏng lưỡi dao cắt.
• Bên cạnh đó các bạn cần chú ý đến thời gian làm việc tối đa của máy để tránh việc máy phải làm việc quá tải. Hiện nay máy hủy tài liệu văn phòng công suất vừa và nhỏ có thể hủy giấy liên tục trong vòng 5 -15 phút.
• Khi đưa giấy vào máy cần hết sức chú ý tránh để tay áo, tóc, cà vạt, phụ kiện quần áo bị cuốn vào trong máy gây nguy hiểm cho bản thân và làm hỏng máy. 

Các thao tác với máy hủy tài liệu sau khi hoạt động

Sau khi đã sử dụng xong máy hủy tài liệu các bạn cần thực hiện một số việc như sau:

• Sau khi hủy xong tài liệu các bạn cần ngắt nguồn điện của máy bằng cách rút phích cắm ra khỏi ổ điện. 
• Mở thùng chứa giấy của máy và đem giấy vụn bên trong đi đổ. 

Hướng dẫn vệ sinh máy hủy tài liệu đúng cách

Vì hủy giấy nên những sản phẩm này dễ có những vụn giấy nhỏ bám bẩn. Để đảm bảo chất lượng máy cũng như hiệu quả vận hành, việc vệ sinh máy hủy tài liệu là vô cùng cần thiết. Bạn có thể tham khảo cách vệ sinh qua một số bước như sau:

Hướng dẫn cách vệ sinh và bảo dưỡng máy hủy giấy đúng cách

• Bước 1: Đầu tiên các bạn cần ngắt nguồn điện máy hủy giấy để đảm bảo an toàn trong suốt quá trình làm vệ sinh.
• Bước 2: Mở thùng chứa của máy và loại bỏ hết giấy vụn có ở bên trong. Sau đó tháo mở các bộ phận của máy hủy tài liệu. 
• Bước 3: Thấm dung dịch cồn vào khăn mềm rồi tiến hành lau sạch các bụi mực, bụi bẩn bám trên thân, thùng chứa máy và lưỡi dao. Khi lau các bạn cần đặt biệt lau thật kỹ lưỡi dao. Bởi tại đây thường bám nhiều bụi và mực cũng như dầu bôi trơn, nếu để lâu ngày sẽ làm mòn lưỡi dao.
• Bước 4: Tiếp theo các bạn tiến hành bôi dầu trơn vào trục cuốn để máy có thể vận hành êm ái trong quá trình hoạt động.
• Bước 5: Sau khi để các phụ kiện máy đã khô ráo các bạn tiến hành lắp ráp lại như ban đầu và vận hành máy bình thường.

Trên đây là tổng hợp thông tin về cách sử dụng máy hủy tài liệu. Để đảm bảo máy có thể vận hành trơn tru, ổn định thì người dùng cần nắm chắc cách sử dụng cũng như những lưu ý nhé. Để hiểu thêm về những chiếc máy hủy giấy Nikatei, Bonsaii, Hpec, Silicon, Ziba, Timmy,... quý vị có thể liên hệ tới hotline 0917 430 282 để được nhân viên hỗ trợ miễn phí. 

>>> Xem thêm: Máy hủy tài liệu ziba